Автоматизируем производственный процесс с минимальными затратами

Введение

Опыт перестроечных лет показал, что предприятия, занимающиеся производством продукции, независимо от их размеров, целиком и полностью зависят от правильного планирования и оперативного управления производственным процессом. Многие предприятия уже прекратили свое существование из-за несерьезного отношения к этой проблеме,. поэтому задачи планирования и управления на производстве всегда являются актуальными. Кроме того, для уменьшения влияния человеческого фактора на корректность полученных результатов планирования, точность и своевременность выполнения задач управления целесообразно автоматизировать оба процесса.

На сегодняшний день большинство ведущих фирм-разработчиков компьютерных программ в той или иной степени занимаются этой проблемой.

На наш взгляд, можно выделить два направления комплексной автоматизации производства.

Первое направление основано на покупке и использовании иностранных бизнес-технологий, с помощью которых реализуются "ситуационные центры" – рабочие места руководителей (BAAN, SAP и др.). К сожалению, результаты работы подобных фирм доступны далеко не всем предприятиям (цены "кусаются"), да и сам программный продукт можно считать "штучным", сделанным под конкретного заказчика.

Второе направление связано с разработкой корпоративных программ, полностью основанных на собственных разработках (ИНОТЕК и др.). Полученные в последнем случае результаты возможно внешне не столь впечатляющи, однако программные продукты намного дешевле, более универсальны и, как следствие, не требуют длительной настройки у заказчика.

Цель нижеследующего материала – очертить круг задач, которые должна решить относительно недорогая программа комплексной автоматизации производственного процесса и, на основе этих задач, раскрывая схему документооборота, показать ее структуру.

Планирование

Прежде всего при планировании необходимо обратить внимание на ту сторону производственного процесса, которая связана с заготовлением необходимых для производства материалов и полуфабрикатов. В свою очередь заготовление связано с наличием в нужный момент необходимых для расчетов с поставщиками денежных средств. Таким образом, возникает задача управления денежными потоками.

Как правило, это подразумевает наличие бюджета, а значит и календаря поступлений денежных средств и платежей. Такой календарь можно составить только на основании хорошо продуманной системы документооборота, отражающей операцию поступления денежных средств "Предприятие – Денежные средства – Покупатель" и операцию выбытия денежных средств "Предприятие – Денежные средства – Поставщик".

Выполнение календаря технически может быть любым. Например, могут быть выполнены прогнозные проводки на весь период поставок и платежей с заранее сформированными документами (программа "Инотек – Бухгалтер"). При каких-либо изменениях, связанных с процессами поставок и оплат ( при изменении цены поставщиком, переносе срока поставки или платежа) прогнозные проводки исправляются, то есть имеется возможность корректировки бюджета.

Следующей задачей планирования является ввод в программу всевозможных производственных нормативов (нормы расхода материалов, расценки работ, временные нормы и т.д.). Из поставленной задачи видно, что для ее решения должны быть задействованы модули бухгалтерского учета, расчета заработной платы и складского учета. То есть, эти модули должны быть связаны друг с другом общей базой данных.

Это подразумевает наличие связанных справочников и документов, причем желательно иметь единый модуль "Инотек Документы". На основе этих показателей и производственной программы должна быть сформирована плановая себестоимость продукции.

Управление

На этапе непосредственного производства программа должна отслеживать фактические затраты, то есть должна "уметь" вести постатейный учет себестоимости продукции. Результатом этого процесса является план-факт или фактическая себестоимость продукции.

Завершением производственного процесса является выпуск готовой продукции. На этом этапе задача программы заключается не только в отражении количества единиц выпущенной продукции. Дело в том, что практически всегда остается незавершенное производство, которое программа должна отразить в реальном виде и без ручного ввода данных.

Еще одной задачей является формирование типовых и специализированных (пользовательских) отчетов. Отчеты должны быть доступны в любой момент производственного процесса и, отражать весь набор данных, необходимых руководителю.

Таким образом, программа должна иметь следующую минимальную структуру:

• Финансовый (бухгалтерский) модуль;
• Модуль учета товарно-материальных запасов (складской модуль);
• Модуль учета расчетов по оплате труда (модуль расчета заработной платы);
• Единый модуль документов;
• Модуль формирования отчетов.

Вопрос о наличии отдельного модуля планирования и управления не очевиден, так как мониторинг процесса можно осуществлять из модулей формирования отчетов и модуля документов. Последнее справедливо, если модуль документов включает в себя все документы (бухгалтерские, складские, по заработной плате и т.д.). При этом документы должны отражать состояние в цепи документооборота и иметь дополнительный реквизит, отражающий информацию об ответственном исполнителе.

Документооборот

Поступление материалов и полуфабрикатов (вариант "без предоплаты")

Поступление материалов и полуфабрикатов (вариант "с предоплатой")

Возврат материалов и полуфабрикатов поставщику

Жирным шрифтом приведена принадлежность документа к тому или иному модулю программы:

• Ф – Модуль "Финансы";
• С – Модуль "Склад";
• Д – Модуль "Документы" (так как в соответствии с концепцией построения программы модуль документов является единым, то символ Д присутствует на каждом документе).

Приведем краткое описание схемы документооборота при заготовлении материалов и полуфабрикатов.

На практике существуют два варианта поставки:

• без предоплаты;
• с предоплатой.

Независимо от выбранного варианта отношения между продавцом (поставщиком) и покупателем (производственным предприятием) оформляются "Договором поставки". Иногда, при разовой сделке, роль договора может выполнять "Счет-оферта", который называют также "Короткий счет", чтобы отличать его от счета-фактуры.

Как правило, счет-оферта выписывается только при варианте "с предоплатой". Естественно, что договор должен отслеживаться конкретным лицом – менеджером (ответственным исполнителем). Кроме того, как мы говорили ранее, договор должен иметь отметки о прохождении различных стадий (материалы и полуфабрикаты отгружены в таком-то количестве – дата, материалы и полуфабрикаты оприходованы в таком-то количестве – дата, получен счет – фактура № … от … … … г. , произведена оплата – дата, произведен возврат поставщику - дата и т.д.).

В зависимости от условий договора (до или после оплаты) происходит отгрузка материалов и полуфабрикатов поставщиком, что оформляется одним из видов накладной (товарно-транспортная накладная, грузовая квитанция, коносамент и т.д.). Накладная для производственного предприятия-покупателя является "чужим" документом, тем не менее, целесообразно сформировать ее аналог в электронном виде. На основании накладной в договоре необходимо проставить отметку об отгрузке товара.

Параллельно поставщиком выписывается счет-фактура. Аналог этого документа покупатель также ведет в электронном виде. Счет-фактура обязательно должен иметь соответствующую отметку об оплате (не оплачен, оплачен частично – дата, оплачен полностью – дата).

Поступление материалов и полуфабрикатов отражается тремя документами:

• приходным материальным ордером;
• карточкой складского учета, которая ведется "по факту" в количественном выражении (например, поступило по накладной 100 единиц материала типа "А", при приемке выявлено фактическое количество в 80 единиц, которое и заносится в карточку складского учета);
• коммерческим актом, который отражает недостающее количество.

Оплата отражается платежным поручением и выпиской банка (выписка банка - основной документ, платежное поручение – приложение к выписке).

Возврат материалов и полуфабрикатов поставщику осуществляется на основании коммерческого акта и оформляется расходным материальным ордером и возвратной накладной.